JJENTRY · UT OG NED

Personvernerklæring

Sist oppdatert: 19. oktober 2026

Hvem er ansvarlig?

Ut og Ned, organisasjonsnummer 997 654 005, er behandlingsansvarlig for jjentry på jjentry.utogned.com. Tjenesten brukes til påmelding og gjennomføring av JOTA/JOTI og andre arrangementer, stabsplanlegging og økonomisk oppgjør. Denne erklæringen gjelder jjentry, også når du kommer via utogned.com.

Spørsmål og forespørsler om personopplysninger sendes til utogned.com@utogned.com.

Hvilke opplysninger bruker vi?

Grupper og deltakelse: gruppenavn, kontaktperson, e-post, telefon, deltakerantall, ankomst, avreise, overnatting og faktisk deltakelse. Opplysninger kan også komme fra gruppens kontaktperson og tidligere års påmeldinger.
Stab: navn, kontaktinformasjon, tilhørighet, kompetanse, sertifiseringer, svar på invitasjoner, oppgaver, opphold og eventuelle medfølgende barn. Profilbilde og navn på medfølgende barn er valgfrie. Opplysninger kan registreres av personen selv eller arrangøren.
Planlegging og tilbakemeldinger: pakkelister, arbeidslister, kommentarer, evalueringer og forslag til forbedringer.
Økonomi: betalingsstatus, bilag, beløp, valuta, kontonummer, mottaker, reiserute og kjørelengde når du søker refusjon eller reisedekning.
Innlogging og sikkerhet: kontoidentifikator, e-post, passord i beskyttet hash-format dersom du velger passordinnlogging, innloggingsøkter og logger over endringer. Tekniske driftslogger kan inneholde IP-adresse, tidspunkt og forespurt adresse.

Oppgi bare opplysninger som trengs. Allergifeltet for pizza skal beskrive allergener og antall uten navn eller andre opplysninger som identifiserer enkeltpersoner. Ikke legg helseopplysninger eller unødvendige opplysninger om barn i fritekst eller bilag. Kontakt arrangøren dersom individuell tilrettelegging krever en egen avklaring.

Google-pålogging

Google-pålogging er valgfritt. Vi ber om tilgangene «openid» og «email» for å bekrefte kontoen din. Vi mottar e-postadresse, bekreftelse på at adressen er verifisert, en unik Google-kontoidentifikator og eventuelt organisasjonstilhørighet. E-post og kontoidentifikator lagres ved kobling til stabsprofilen. Organisasjonstilhørighet kan brukes til å avgjøre lesetilgang for Ut og Ned.

Vi får ikke tilgang til Gmail-innboksen, Google Drive, kalender eller Google-passordet ditt. Google-opplysninger brukes til innlogging, profilkobling og tilgangskontroll, ikke til reklame eller salg av opplysninger. Du kan bruke personlig e-postlenke eller opprettet brukernavn og passord som alternativ. Du kan fjerne appens tilgang i Google-kontoen din; kontakt oss dersom du også ønsker at den lagrede koblingen eller profilen slettes.

Formål og behandlingsgrunnlag

Opplysninger som er nødvendige for påmelding, deltakelse og avtalte oppgjør behandles for å oppfylle avtalen med deg (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Når du er kontaktperson eller registreres av en gruppe, bygger nødvendig koordinering på vår berettigede interesse i å planlegge og gjennomføre arrangementet (bokstav f). Den samme interessen omfatter bemanning, sikker drift, endringshistorikk, evaluering og kontakt med tidligere grupper om nye arrangementer. Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.

Regnskapsdokumentasjon oppbevares for å oppfylle gjeldende rettslige plikter (bokstav c), der disse gjelder. Valgfritt profilbilde bygger på ditt samtykke (bokstav a); du kan fjerne bildet eller be oss gjøre det. Nødvendige kontakt- og deltakeropplysninger må oppgis for at vi skal kunne håndtere påmeldingen eller kravet ditt.

Hvem kan se opplysningene?

Arrangører har tilgang etter tildelt rolle. Brukere fra Ut og Ned med automatisk lesetilgang kan lese arrangøroversikter og rapporter. Godkjent stab kan se arrangementets arbeids- og bemanningslister, inkludert navn og relevante kontaktopplysninger. Egne pakkelister og refusjonskrav har egne tilgangskontroller. Evalueringer behandles i arrangørløsningen og er ikke en anonym undersøkelse.

Gruppens private lenke gir tilgang til gruppens påmelding. Del den bare med personer som skal administrere denne. Utskrifter må håndteres med samme omtanke som opplysningene på skjermen. Relevante opplysninger fra leierapporten kan deles med Kvernmoen for oppgjør, og opplysninger som kreves for søknader kan deles med kommunen.

Tjenesten driftes på en server administrert for Ut og Ned. Google brukes til valgfri innlogging og Google Workspace SMTP-relé til utsending av e-post. E-postleverandøren behandler mottakeradresse og meldingsinnhold, som kan inneholde personlige lenker. Google kan behandle data utenfor EØS etter sine gjeldende avtaler og overføringsordninger. Se Googles personverninformasjon og Google Workspaces databehandleravtale. Kontakt oss for nærmere informasjon om leverandøravtaler og overføringer.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Påmeldinger og oppgjørsopplysninger beholdes så lenge de trengs til gjennomføring, etterarbeid og dokumentasjon. Stabsprofiler og kontaktopplysninger for tidligere grupper kan beholdes til planlegging av senere arrangementer så lenge tilknytningen er relevant. Historiske antall brukes til sammenligning mellom år; identifiserende opplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige. Bilag beholdes så lenge gjeldende regnskapskrav krever det.

Løsningen har ikke en automatisk slettefrist for alle opplysninger. Sletting og vurdering av videre lagring håndteres av arrangøren. Sikkerhetskopier kan inneholde eldre opplysninger frem til kopiene erstattes eller slettes.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling og, når vilkårene er oppfylt, dataportabilitet. Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse og trekke tilbake samtykke uten at det påvirker tidligere lovlig behandling. Vi kan måtte beholde opplysninger som er nødvendige for rettslige plikter eller uavklarte krav. Kontakt oss på adressen over; vi kan be om å få bekreftet identiteten din. Du kan klage til Datatilsynet.

Informasjonskapsler

jjentry bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging og beskyttelse av skjemaer mot misbruk. Selve tjenesten har ikke analyse- eller reklamesporing. Når du går videre til Google eller andre eksterne nettsteder, gjelder deres egne regler for informasjonskapsler.

Ved endringer oppdateres denne siden. Se også bruksvilkårene.